Dokumentenlenkung

Ziele

  • Die Dokumentenerstellung (Format, Sprache, Softwareversion, Grafiken) und die Dokumentenlenkung (Zugriff, Ablage, Änderungsverfolgung, Aufbewahrung) laufen bereichsintern und bereichsübergreifend einheitlich und abgestimmt ab.
  • Sie wird angemessen vor Verlust und Missbrauch geschützt (Vertraulichkeit, Integrität, Missbrauch).

Teilziele

  • Es werden ausschliesslich die freigegebenen MS Office-Paket Vorlagen verwendet.
  • Die inhaltliche Qualität der erstellten Unterlagen und die Auffindbarkeit der Dokumente in der Ordnerstruktur vereinfachen und beschleunigen die Alltagsarbeit.
  • Neu erstellte oder aktualisierte Dokumente werden erst nach erfolgter Freigabe aller tangierten Bereiche definitiv abgelegt bzw angewendet.

Rolle des QHSE-Teams in der Dokumentenlenkung

  • Hilfestellung bei der Erarbeitung von Unterlagen
  • Lösungssuche zur Vereinfachung und Vereinheitlichung der Prozesse durch eine schlanke Dokumentation
  • Information der Bereichsleiter über neue Vorgaben und neue Empfehlungen
  • Definition der Aufbewahrungsdauer- und -art aller dokumentierten Informationen in Zusammenarbeit mit den betroffenen Bereichen
  • Ausarbeitung bereichsinterner und bereichsübergreifender Freigaberegelungen 
 

Checkliste zur Überprüfung der Dokumente

  • Entspricht das Dokument der definierten und freigegebenen Vorlage?
  • Wurden die internen Vorgaben zur Benennung und Erstellung eingehalten?
  • Stimmen Rechtschreibung, Layout und Terminologie?
  • Besteht Informationsbedarf über das neu erstellte oder aktualisierte Dokument und wie ist die Kommunikation sichergestellt? (ggf. Rücksprache mit dem Kommunikationsbeauftragtem)
 

Welche Vorlagen sind anzuwenden?

Alle freigegebenen Vorlagen für die Erstellung von Dokumenten liegen in den gängigen MS Office-Formaten vor und sind zwingend anzuwenden. Auf die Formatierung ist ebenso zu achten, wie auf das Anpassen der Fusszeile. 

Zuletzt aktualisiert:

Zuletzt aktualisiert: 07.07.2025 13:51:43

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AA Aufgabenbeschreibung Prozessoptimierer*innen

Zuletzt bearbeitet: 28.02.2024 19:20:42

HO Tutorial Kentico - Schulung für die Prozessoptimierer*innen

Zuletzt bearbeitet: 07.07.2023 15:55:56

Word Vorlagen ORS DE

Zuletzt bearbeitet: 10.07.2025 11:41:56

Excel Vorlagen ORS DE

Zuletzt bearbeitet: 10.07.2025 11:49:47

Vorlage PPS Präsentation ORS DE

Zuletzt bearbeitet: 10.07.2025 11:56:31

AA Erstellung und Benennung einer Datei

Zuletzt bearbeitet: 13.05.2026 15:48:27

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